Με επιτυχία πραγματοποιήθηκε στο Υπουργείο Εξωτερικών, Ημερίδα για την παρουσίαση του έργου «Μετασχηματισμός Διαδικασιών Προξενικών Υπηρεσιών», κατόπιν πρόσκλησης του υφυπουργού Εξωτερικών, κ. Γιώργου Κώτσηρα.
Το έργο αφορά τον ανασχεδιασµό και στην ψηφιοποίηση των διαδικασιών των παρεχόµενων Προξενικών Υπηρεσιών.
Στόχος είναι η παροχή πληροφοριών και η εξυπηρέτηση των πολιτών που βρίσκονται στο εξωτερικό από τις ελληνικές Προξενικές Αρχές, εξ αποστάσεως και ηλεκτρονικά, για όσες προξενικές υπηρεσίες είναι εφικτό.
Με την ολοκλήρωση του έργου επιδιώκεται:
*ταχύτερη επικοινωνία µε τους πολίτες και διεκπεραίωση των συναλλαγών τους µε τις Προξενικές Αρχές,
*παροχή ακριβούς και επικαιροποιηµένης πληροφορίας,
*βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών που προσφέρουν οι ελληνικές Προξενικές Αρχές προς τους πολίτες του εξωτερικού,
*διάθεση σύγχρονων εργαλείων στα στελέχη των Προξενικών Αρχών στην εξυπηρέτηση του κοινού,
*δηµιουργία αµεσότερης σχέσης µεταξύ πολιτών/επιχειρήσεων και ελληνικού κράτους/δηµόσιας διοίκησης,
*αποσυµφόρηση των ελληνικών Προξενικών Αρχών και µείωση του κόστους λειτουργίας τους.
ΨΗΦΙΑΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ
ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΙΤΗΜΑΤΩΝ
Η Ψηφιακή Υπηρεσία Διαχείρισης Αιτηµάτων αποτελεί την «εξ αποστάσεως επικοινωνία» των πολιτών που συναλλάσσονται µε τις Προξενικές Αρχές για 36, συνολικά, διαδικασίες αιτημάτων.
Η Ψηφιακή Υπηρεσία Διαχείρισης Αιτημάτων δοκιμάζεται ήδη στην πράξη από τα στελέχη του Υπουργείου Εξωτερικών και θα τεθεί σε λειτουργία κατά το προσεχές διάστημα στο σύνολο των 125 ελληνικών Προξενικών Αρχών, σε 85 χώρες ανά τον κόσμο.
Η συγκεκριµένη υπηρεσία θα διεκπεραιώνει, μερικώς ή πλήρως, ψηφιακά τη διαδικασία του αιτήµατος, δίνοντας την κατάλληλη απάντηση και παρέχοντας τα απαιτούµενα έγγραφα στον συναλλασσόµενο, επιτυγχάνοντας καλύτερη εξυπηρέτηση του πολίτη και ταχύτερη διεκπεραίωση των συναλλαγών µαζί του, μειώνοντας την ανάγκη για αυτοπρόσωπη παρουσία των πολιτών στην αρμόδια Προξενική Αρχή.
Η είσοδος των πολιτών στην Ψηφιακή Υπηρεσία θα είναι δυνατή µε χρήση των Κωδικών taxisnet ή, για τους πολίτες που επιθυµούν να εξυπηρετηθούν ως επισκέπτες, µε τη λήψη Κωδικών Μίας Χρήσης (OTP) ή, εναλλακτικά, µε Κωδικούς που θα λαµβάνουν µετά από διαδικασία άπαξ αυθεντικοποίησής τους από την Προξενική Αρχή.
Η λειτουργία της Ψηφιακής Υπηρεσίας περιλαµβάνει:
– ψηφιακή υποβολή αιτηµάτων.
– ψηφιακή υποβολή των απαιτούµενων δικαιολογητικών.
– ψηφιακό έλεγχο των αιτηµάτων από τους υπαλλήλους της Προξενικής Αρχής.
– ηλεκτρονική πληρωµή του αντιτίµου των προξενικών υπηρεσιών
– παραγωγή και ψηφιακή αποστολή των αιτούµενων εγγράφων στους πολίτες.
– επιλογή ηµεροµηνίας αυτοπρόσωπης παρουσίας του πολίτη στην Προξενική Αρχή, για τις υπηρεσίες που δεν µπορούν να διεκπεραιωθούν ηλεκτρονικά.
ΜΗΤΡΩΟ ΑΠΟΔΗΜΟΥ ΕΛΛΗΝΙΣΜΟΥ
Μέσω της Ψηφιακής Υπηρεσίας θα υπάρχει η δυνατότητα εγγραφής των Ελλήνων οµογενών στο Μητρώο Απόδηµου Ελληνισµού, εφόσον το επιθυµούν.
Διατηρώντας τα στοιχεία τους, η Προξενική Αρχή θα ενηµερώνει τους πολίτες για δράσεις που λαµβάνουν χώρα στον τόπο διαµονής τους, όπως και για θέµατα επικαιρότητας στην Ελλάδα.
ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΙΔΟΠΟΙΗΣΕΩΝ
ΕΚΤΑΚΤΗΣ ΑΝΑΓΚΗΣ
Μέσω της Ψηφιακής Υπηρεσίας θα είναι δυνατή η αποστολή ειδοποιήσεων έκτακτης ανάγκης (Messaging Alert System for Greeks Abroad) σε Έλληνες πολίτες στο εξωτερικό.
Σε περιόδους κρίσης, φυσικών ή µη καταστροφών, επικίνδυνων καταστάσεων κλπ., όσοι Έλληνες πολίτες του εξωτερικού έχουν δηλώσει αυτοβούλως, µε την εγγραφή τους στην Ψηφιακή Υπηρεσία, ότι επιθυµούν να ειδοποιούνται από το σύστηµα, θα λαµβάνουν ένα e-mail ή/και SMS, µε ενηµερώσεις και οδηγίες για την προσωπική τους ασφάλεια.
Μεταξύ των προξενικών υπηρεσιών που δύναται να παρέχονται, μερικώς ή πλήρως, ηλεκτρονικά είναι διάφορα πιστοποιητικά και διοικητικές υπηρεσίες για θέματα ληξιαρχικά, στρατολογικά, μετοικεσίας, ιθαγένειας, αιτήσεις διαβατηρίων καθώς και συμβολαιογραφικά.
ΥΠΗΡΕΣΙΑ «ΕΙΚΟΝΙΚΟΣ ΒΟΗΘΟΣ»
Η Υπηρεσία «Εικονικός Βοηθός» (Virtual Assistant) έχει τον ρόλο ενός «Ψηφιακού Υπαλλήλου» που αλληλοεπιδρά µε τον πολίτη, απαντώντας στις ερωτήσεις που γίνονται σε γραπτή γλώσσα µε χρήση τεχνητής νοηµοσύνης (AI), µέσω του διαδικτύου (ιστότοπος Προξενικής Αρχής, Facebook Messenger ή Viber).
αποτελεί και µία από τις πύλες εισόδου του πολίτη του εξωτερικού στη νέα «Υπηρεσία Ψηφιακής Διαχείρισης Αιτηµάτων» των ελληνικών Προξενικών Αρχών.
Ο Εικονικός Βοηθός λειτουργεί ήδη σε όλες τις Προξενικές Αρχές (σε 125 ελληνικές Προξενικές Αρχές) στην ελληνική και την αγγλική γλώσσα, καθώς και σε άλλες 17 γλώσσες. Με τη χρήση της τεχνητής νοημοσύνης η υπηρεσία παρέχει καθοδήγηση και πληροφορίες στους πολίτες για συνήθεις προξενικές υπηρεσίες που αναζητούν.
Το έργο «Μετασχηματισμός Διαδικασιών Προξενικών Υπηρεσιών» χρηματοδοτείται από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Μεταρρύθμιση Δημοσίου Τομέα» στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ, από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και από Εθνικούς Πόρους.
Επίσης, προτείνει στον συναλλασσόµενο τις ενέργειες που πρέπει να κάνει, ανάλογα µε την ερώτηση, σχετικά µε κάθε προξενική υπηρεσία.
